Referenssi: VTS-kodit ulkoisti IT-perustietotekniikkapalvelut Contrasecille

VTS-kodit kilpailutti IT-perustietotekniikkapalvelunsa alkuvuodesta 2019. Kilpailutuksella haettiin yhtä toimittajaa toimittamaan IT-perustietotekniikkapalvelut vakioituina kokonaisuuksina palvelumallilla, joka mahdollistaa tehokkaan ja laadukkaan toiminnan.

Kilpailutus sisälsi ICT-infrastruktuuripalvelut, käsittäen työasemat ja niiden tukipalvelut, palvelin- ja kapasiteettipalvelut, lähiverkkopalvelut, laitteet sekä erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut.

Kilpailutuksessa valittiin kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, perusteena 40/60 -painotettu hinta-laatu-suhde. Laatupisteisiin vaikuttivat referenssiasiakkaiden asiakastyytyväisyys, käyttöönottosuunnitelman laatu sekä toimittajan asiantuntijoiden osaaminen ja kokemus. Contrasec sai parhaat pisteet sekä laadussa että hinnoittelussa ja valikoitui näin VTS-kotien uudeksi IT-perustietotekniikkapalveluiden toimittajaksi.

IT-perustietotekniikkapalvelut yhden luukun periaatteella

Contrasec toimittaa VTS-kotien ICT-infrapalvelut työasemista ja helpdeskistä aina palvelin- ja tietoliikennepalveluihin saakka. Kaikkia näitä palveluita hallitaan yhden luukun periaatteella helpdeskin kautta. Helpdeskin taustalla toimii töidenhallintajärjestelmä, johon kirjataan nettiportaalin, sekä puhelimen ja sähköpostin välityksellä saapuneet tukipyynnöt ja seurataan niiden edistymistä.

Yksi kilpailuttamisen motiiveista oli kirkastaa VTS-kotien IT-palveluiden kokonaiskuvaa hankkimalla IT-perustietotekniikkapalvelut yhdeltä toimittajalta ja saada palvelut paremmin hallintaan. Käsitys IT-palvelukokonaisuudesta oli vuosien saatossa hämärtynyt johtuen osittain alkuperäisen palvelutoimittajan vaihtumisesta yritysoston myötä.

 

”Yksi IT-tukipalvelukumppani on selkeyttänyt VTS-kotien toimintaprosesseja erityisesti tuon yksi palvelukanava -periaatteen avulla. Yhdellä kumppanilla on myös parempi käsitys VTS-kotien ICT-ympäristöstä ja toiminnan tarpeista, jotta niihin voidaan löytää sopivat ratkaisut”

Isto Jortikka, talousjohtaja, VTS-kodit

 

IT-palveluiden ulkoistamisen keskittäminen on järkevää myös toimittajan näkökulmasta. ”Palveluntuottajan kannalta tilaajan IT-palveluiden tuottaminen laajana kokonaisuutena on paras mahdollinen vaihtoehto, sillä silloin toimittajalla on kattava kuva tilaajan IT-ympäristöstä. Sen pohjalta on helpompi tarjota tilaajaa palvelevia ratkaisuja ja kehittää tilaajan ympäristöä yhtenä ehjänä kokonaisuutena.” arvioi myös Contrasec Oy:n toimitusjohtaja Juha Piitulainen.

ICT-infran siirtäminen tilaajaa häiritsemättä

VTS-kotien palvelimet on aiemmin sijainneet heidän omissa tiloissa ulkopuolisen palveluntuottajan ylläpidossa. Palvelimet haluttiin kilpailutuksen myötä siirtää uuden palveluntuottajan konesaliympäristöön ja ylläpitoon.

Contrasecilla on laaja kokemus erikokoisten konesalien siirtoprojekteista, ulkoistuksista sekä virtuaalipalvelimien migraatioista sekä konversioista. Fyysisten ja virtuaalisten palvelimien siirto on merkittävä osa Contrasecin liiketoimintaa ja asiantuntemusta.

VTS-kotien ICT-infrastruktuuripalvelujen siirrot Contrasecin konesaleihin Tampereella tehtiin viikonloppuina ja ilta-aikaan, jolloin minimoitiin häiriöt VTS-kotien toimintaan. Contrasecin asiantuntijat huolehtivat kokemuksella myös VTS-kotien konesalin purkamisesta.

 

”Palveluiden siirrot Contrasecille ovat menneet sujuvasti ja toimintaa tarpeettomasti häiritsemättä. Siirtojen yhteydessä esille tulleet ennakoimattomat tilanteet Contrasec on hoitanut hallitusti hyvällä ammattitaidolla.” 

Isto Jortikka, talousjohtaja, VTS-kodit

 

Kokenut projektipäällikkö on tottunut muuttujiin

VTS-kotien palveluiden käyttöönottoprojektin projektipäälliköksi nimettiin jo tarjousvaiheessa Timo Häkkinen. Timolla on kattavasti kokemusta useille erikokoisille asiakkaille toteutetuista ICT-palveluiden käyttöönottoprojekteista. Projektipäällikön kokemus ja ammattitaito tulevat erityisesti tarpeeseen projektin kohdatessa odottamattomia muuttujia. VTS-kotien käyttöönottoprojektissa muun muassa fyysinen toimintaympäristö vaihtui juuri käyttöönottoprojektin alkaessa, kun VTS-kodit joutuivat muuttamaan väistötiloihin varsinaisten toimitilojensa remontin vuoksi. Contrasecin käyttöönottoprojektitiimi tuki parhaansa mukaan muuttoa ja se saatiinkin tehtyä valmiiksi aikataulussa.

IT-palveluiden käyttöönottoprojekti luvattiin tarjousvaiheessa toteuttaa 7 viikossa. Kaikista muutoksista sekä kesälomista huolimatta projekti valmistui luvatussa ajassa. ”Joustava projektityöskentelymme perustuu osaamisen hyödyntämiseen kustannustehokkaasti ja järkevästi, titteleistä huolimatta. Päällikkötason henkilöstömme hoitaa tarpeen vaatiessa myös suorittavan tason työtehtäviä, silloin kun se on kokonaiskuvan kannalta kannattavaa. Tarvittavaa tukea antaa kattava asiantuntijajoukkomme” toteaa projekti- ja integraatio-osaston johtaja Timo Häkkinen.

Mutkatonta yhteistyötä

Contrasec on tuottanut IT-palveluja VTS-kodeille nyt noin puolentoista vuoden verran. Kuluvana kesänä edessä oli jälleen muutto, kun VTS-Kodit muuttivat väistötiloista takaisin varsinaisiin toimitiloihinsa. Odotettavissa oli, että tämäkin muutto sujui vähintäänkin yhtä hyvin kuin edellinen. Ja niin kuin yhteistyö muutenkin on sujunut; mutkattomasti. VTS-Kodit muuttivat nimittäin takaisin tien toisella puolella sijaitseviin toimitiloihinsa.

 

VTS-kodit

Tampereen Vuokratalosäätiö sr ja Vilusen Rinne Oy muodostavat yhdessä VTS-kodit (vuokra-asuntopalveluorganisaation). Tampereen Vuokratalosäätiö sr on kaupungin vuonna 1970 perustama vuokra-asuntokiinteistöjen omistajayhteisö, joka kuuluu kaupunkikonserniin. Vilusen Rinne Oy on kaupungin tytäryhtiö vuodelta 1967.

VTS-kodit vuokraa kohtuuhintaisia asuntoja ja harjoittaa sosiaalista asuntotuotantoa yleishyödyllisessä tarkoituksessa. VTS-kodeilla on yli 9 000 asuntoa, lähes 17 000 asukasta ja yli 500 000 m2 asuntokanta on jatkuvassa kasvussa. Henkilöstöä on yhteensä noin 70 henkilöä. Liikevaihto on yli 70 miljoonaa euroa. VTS-kodeilla on merkittävä rooli Tampereen vuokra-asuntomarkkinoilla; se on Tampereen suurin vuokranantaja.

 

Lisätietoja:

Isto Jortikka, talousjohtaja, Tampereen Vuokratalosäätiö sr ja Vilusen Rinne Oy / VTS-kodit
puh: 0201 277 248
isto.jortikka@vts.fi

Juha Piitulainen, toimitusjohtaja, Contrasec Oy
puh. 040 768 0208
juha.piitulainen@contrasec.fi