Palveluntarjoajan 5 vinkkiä IT-palveluiden kilpailuttamiseen
Kokemuksemme perusteella tarjouspyynnöissä tulisi huomioida muutama seikka, jotta tarjouspyyntö aikaansaa tilaajalle aitoja palvelutarpeen mukaan skaalautuvia kustannussäästöjä sekä todellista parannusta palvelun laatuun.
1. Ajantasainen IT-ympäristön dokumentaatio
Onnistuneen IT-palveluiden kilpailutuksen edellytys on, että nykyinen ICT-ympäristönne on asianmukaisesti dokumentoitu ja päivitetty. Puutteellisen dokumentaation luoma ongelma eskaloituu oikeastaan vasta käyttöönottovaiheessa uuden toimittajan kanssa, jos nykyisestä ympäristöstä selviää odottamattomia asioita, joita ei ole osattu tarjouspyyntöä laatiessa huomioida. Tilaaja ei aina tiedä mistä palveluista se nykyiselle toimittajalle maksaa.
Paras tapa varautua tähän on vaatia säännöllisesti ajantasainen IT-palveluiden dokumentaatio nykyiseltä palveluntuottajalta. Vasta kilpailutusvaiheessa nykyistä palveluntuottajaa voi olla vaikea motivoida dokumentaation tuottamiseen.
Dokumentaation laadinta kuuluu osaksi Contrasecin tarjoamien IT-palveluiden käyttöönottoprojektia. Ajantasaisella dokumentaatiolla eliminoidaan myös riski palveluita koskevien tietojen poistumiselle mahdollisten henkilöstövaihdosten mukana.
2. Volyymimuutokset huomioiva yksikkö/resurssihinnoittelu
Tarjouspyynnössä kannattaa pyytää hinta yksikkö- tai resurssipohjaisesti, jotta kilpailutetut hinnat skaalautuvat mahdollisten volyymimuutosten mukaan esim. loppukäyttäjien määrän tai palvelinresurssien muuttuessa. Esimerkiksi virtuaalipalvelinkapasiteetista hinta kannattaa pyytää per resurssi (ydin, muisti, levy), eikä olemassa olevan fyysisen palvelimen kapasiteetille, joka on tarkoitus virtualisoida. Resurssikohtainen hinnoittelu mahdollistaa jatkossa myös uusien palvelimien tilaamisen kilpailutetuilla hinnoilla. Yksikköperusteinen loppukäyttäjätuen hinnoittelu skaalautuu puolestaan tilanteisiin, joissa palkataan 10 uutta työntekijää tai kun nykyinen työntekijämäärä puolittuu.
Virtuaalipalvelimet sekä käyttäjämääriin perustuvat palvelut hinnoitellaan Contrasecissa skaalatutuvilla yksikkö/resurssihinnoilla.
3. Vaatimuksia, joilla on oikeasti merkitystä
Tarjouspyynnössä kannattaa painottaa asioita, jotka ovat omalle toiminnalle tärkeitä tai joihin kaipaa parannusta, menemättä kuitenkaan äärimmäisyyksiin. Pelkästään ostajan päätösten turvaksi ei kannata asettaa palveluille liian kovia vaatimuksia. Ostaja saattaa huokaista helpotuksesta huomioituaan perus IT-palveluiden kilpailutuksessa kaikki mahdolliset kauhuskenaariot maanjäristyksistä Liisan näppäimistölle kaatuneeseen kahviin, mutta kolikon kääntöpuolena näillä vaatimuksilla on hintatasoa nostattava vaikutus. Myös vasteaikavaatimukset vaikuttavat luonnollisesti palveluiden hinnoitteluun. Esimerkiksi loppukäyttäjätuen vasteajan laskeminen korkeasta normaaliin säästää jo kuukausitasolla merkittävästi.
Yllättävän usein käyttöönottovaiheessa nämä joskus hieman yliampuvat vaatimukset unohdetaan tilaajan puolesta heitä itseään liikaa kuormittavina tai ei muuten vaan niin tärkeinä tekijöinä. Valitettavasti tarjouksen hintoihin nämä kaikessa hiljaisuudessa tehdyt unohdukset eivät enää vaikuta, joten lopputuloksena tilaaja maksaa palvelusta, jota se ei täysimääräisesti käytä.
4. Palveluratkaisu, jota on mahdollista kehittää
Tarjouspyynnön pohjana voi pitää nykyistä IT-ympäristöä, mutta paras lopputulos syntyy, kun haluttua ratkaisua ei ole lukittu liian tiukasti, vaan käyttöönottovaiheessa on mahdollista hyödyntää ammattitaitoisia asiantuntijoita, jotka saattavat asiakkaan organisaation ulkopuolisina nähdä ratkaisuja, joita asiakas ei ole itse tullut välttämättä edes miettineeksi.
Jotta kilpailutuksen tulos on hyödynnettävissä mahdollisimman pitkään, kannattaa tarjouspyynnössä pyytää hinta per palvelu ja tämän lisäksi tuntihinta eritasoiselle asiantuntijatyölle. Optiona voi pyytää hinnan myös vaihtoehtoisille palveluille.
Me Contrasecissa aloitamme palveluiden käyttöönoton aina uuden asiakkaan nykyisen ICT-ympäristön kartoituksella, jonka perusteella dokumentoimme asiakkaan ympäristön, raportoimme mahdollisista kehityskohteista ja riskitekijöistä.
5. Hinnastoliitteellä vertailukelpoiset tarjoukset
Varmistatte tarjousten vertailukelpoisuuden ja ennen kaikkea helpotatte omaa työtänne tarjousten vertailussa laatimalla erillisen vakioidun hinnastoliitteen, jossa yksittäisten palveluiden hinnoista muodostuu sopimuskuukausilla kerrottuna käyttöönottohinnan kanssa yksi yksiselitteinen vertailuhinta. Kun tarpeidenne mukainen palvelu vaatimuksineen on kuvattu tarjouspyynnössä riittävällä tarkkuudella ja palvelun hinnoittelu on määritelty hinnastossa selkeästi, osaa tarjoaja tarjota juuri oikein mitoitettua palvelua kilpailukykyiseen hintaan.
Tarjous IT-palveluista
Näitä vinkkejä hyödyntäen laadittuun tarjouspyyntöön pystymme tarjoamaan kilpailukykyisesti tarpeidenne mukaiset, skaalautuvat ja kustannustehokkaat IT-palvelut.
